Datenschutz

Was die App „Compass Schichtplan“ mit deinen Daten macht.

Verantwortlicher und Kontakt

Compass GmbH, Max-Planck-Str. 7, 85716 Unterschleißheim, ist für die hier beschriebene Verarbeitung verantwortlich. Datenschutzanfragen richte bitte an info@compass.bayern.

Zweck und verarbeitete Angaben

Compass Schichtplan ermöglicht freigeschalteten Beschäftigten, ihre Schichten und vorläufigen Stundeninformationen einzusehen sowie Urlaubsanträge und Krankmeldungen zu übermitteln. Die Zugänge werden betrieblich eingerichtet. Der Download allein berechtigt nicht zum Zugriff.

Verarbeitet werden Anmelde- und Zuordnungsangaben, Schichtzeiten, Einsatzorte, Tätigkeiten, Pausen, Stundeninformationen sowie Antragszeiträume, eingegebene Freitexte, Bearbeitungsstatus und Entscheidungen. Zugewiesene Aufträge können Notizen, Fotos und Dokumente enthalten. Bei gemeinsamen Einsätzen können Namen und Positionen mit eingeteilter Kollegen angezeigt werden. Krankmeldungen und freiwillige Freitexte können Gesundheitsangaben enthalten.

Zur Anmeldung, Absicherung des Zugangs und Fehlerbehandlung werden außerdem Sitzungskennungen, Anmeldenamen, IP-Adressen, Zeitangaben, Anmeldeergebnisse und Browser-/Geräteinformationen (User-Agent) verarbeitet. Fehlerprotokolle können aufgerufene Pfade, Datensatzkennungen und bei Datenbankfehlern SQL-Anweisungen mit darin enthaltenen Angaben umfassen. Ein reguläres Zugriffsprotokoll für jeden Seitenaufruf ist an der Mitarbeitertür nicht eingerichtet.

Diese Hinweise beschreiben den Schichtplanungsdienst und seine Nutzung über die Android- und iPhone-App. Die Apps stellen den betrieblichen Dienst bereit. Dazu gehören die Anzeige von Schichten und Stunden, Urlaubsanträge und Krankmeldungen sowie für entsprechend eingeteilte Beschäftigte die Erfassung tatsächlicher Arbeitszeiten. Die geprüften nativen App-Hüllen enthalten keine Werbe- oder Analyse-SDKs und greifen nicht auf den Gerätestandort zu. Die Verarbeitung beim Bezug über einen App-Store ist davon zu unterscheiden.

Welche Angaben Pflicht sind

• Anmelden: Personalnummer und Kennwort.
• Zugang einrichten: zusätzlich der betrieblich ausgegebene Einmalcode. Er ist sieben Tage und nur einmal verwendbar.
• Urlaubsantrag und Krankmeldung: Von- und Bis-Datum.
• Die Bemerkung ist freiwillig (höchstens 200 Zeichen); eine Diagnose wird nicht verlangt.
• Tatsächliche Zeiterfassung: Wer als Sakra der betreffenden Sicherungsschicht eingeteilt ist, muss die tatsächlichen Zeiten erfassen – Beginn, Ende, gegebenenfalls Pause und die Angabe, ob die Schicht am Folgetag endet. Dazu gehören die im Formular erforderlichen Angaben zu den weiteren eingeteilten Personen: ob sie anwesend waren, und deren Zeiten. Mindestens eine Person muss als anwesend festgehalten sein.

Technische Folge fehlender Eingaben: Ohne Personalnummer und Kennwort kommt keine Anmeldung zustande, ohne Von- und Bis-Datum lässt sich das Antragsformular nicht abschicken. Schicht- und Stundendaten entstehen unabhängig davon in der betrieblichen Planung; Abwesenheiten können dort auch ohne die App erfasst werden.

Fehlen nach dem geplanten Schichtende fällige Erfassungen, bleiben nur noch Erfassen, Problem melden und Abmelden erreichbar; Schichten, Stunden und Anträge sind dann nicht aufrufbar. Erst das erfolgreiche Speichern aller fälligen Erfassungen öffnet die übrigen Bereiche wieder. Eine Problemmeldung unterrichtet die Schichtleitung, hebt die Sperre aber nicht auf.

Entscheidungen über Anträge

Über einen Urlaubsantrag entscheidet ausschließlich eine berechtigte Person der Schichtleitung, indem sie genehmigen oder ablehnen auslöst. Eine automatische Genehmigung oder Ablehnung durch das Programm findet nicht statt – auch nicht, wenn der Urlaubsanspruch rechnerisch aufgebraucht ist. Ergebnis, Begründung und Name der entscheidenden Person werden gespeichert und dir angezeigt.

Die Krankmeldung wird im System ohne Genehmigungsentscheidung erfasst.

Rechtsgrundlagen

Soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von § 26 Absatz 1 BDSG. Für erforderliche Gesundheitsangaben zur Erfüllung arbeits- und sozialrechtlicher Rechte und Pflichten kommen Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe b DSGVO und § 26 Absatz 3 BDSG zur Anwendung. Diese Grundlagen erlauben keine beliebige Verarbeitung medizinischer Einzelheiten.

Technische Sicherheits- und Fehlerdaten dienen dem Schutz vor unbefugten Zugriffen und dem zuverlässigen Betrieb. Als Grundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO mit diesen berechtigten Interessen, soweit die Verarbeitung nicht bereits für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit den jeweils einschlägigen steuer- und sozialrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Die Installation der App gilt nicht als pauschale datenschutzrechtliche Einwilligung.

Berechtigte Empfänger und Hosting

Betrieblich erhalten die jeweils berechtigten Planungs-, Personal- und Abrechnungsstellen die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen. Für zugewiesene gemeinsame Einsätze werden die oben beschriebenen Kollegenangaben bereitgestellt; eine allgemeine Freigabe sämtlicher Beschäftigtendaten erfolgt dadurch nicht.

Für die Lohnabrechnung erhält der beauftragte Steuerberater eine Excel-Auswertung der erforderlichen Stundenangaben. Die zugrunde liegenden Stundenunterlagen bleiben digital in der Schichtplanung aufbewahrt; die Übergabe ersetzt diese Aufbewahrung nicht.

Der Dienst wird auf einem von Compass verwalteten Server bei der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben. Verschlüsselte Sicherungen werden auf einer Hetzner Storage Box in Falkenstein gespeichert. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Beim Bezug der Android-App über Google Play beziehungsweise der iPhone-App über den Apple App Store verarbeitet der jeweilige Store-Anbieter Daten nach seinen eigenen Datenschutzhinweisen. Auf dem iPhone werden unterstützte Anhänge mit der Vorschaufunktion Quick Look innerhalb der App angezeigt. Werden Dateien an andere Apps weitergegeben, richtet sich deren weitere Verarbeitung auch nach den Bedingungen dieser Apps. Eine Zusage ausschließlich deutscher Verarbeitung durch sämtliche Stores oder externe Betrachter wird nicht gemacht.

Sitzung und Speicherung auf dem Gerät

Die Anmeldung verwendet eine Sitzungskennung mit zwölf Stunden Gültigkeit. Abmelden beendet die Sitzung auch auf dem Server. Mitarbeiterseiten werden mit Anweisungen gegen Zwischenspeicherung ausgeliefert; dies bedeutet nicht, dass keinerlei Verarbeitung oder Speicherung auf dem Gerät erfolgt. Bilder können bis zu 30 Tage zwischengespeichert werden. Anhänge werden vorübergehend im App-Cache bereitgestellt. Kopien eines externen Betrachters kann die Schichtplan-App nicht selbst löschen.

Für die Anmeldung und die Anzeige der Inhalte verwendet die App den lokalen Website-Datenspeicher einschließlich Sitzungscookies. Geöffnete Anhänge können vorübergehend im app-eigenen Dateispeicher liegen. Die iPhone-App enthält Bereinigungsabläufe für Website-Daten und temporäre Anhänge. An andere Apps übergebene oder gesondert gespeicherte Kopien werden von dieser Bereinigung nicht erfasst.

Aufbewahrung und Löschung

Die endgültigen Stunden-Abrechnungsnachweise werden digital in der Schichtplanung acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres ihrer Entstehung aufbewahrt. Ein Nachweis aus 2026 bleibt damit bis einschließlich 31. Dezember 2034 erhalten. Soweit darüber hinaus gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, bleiben die erforderlichen Unterlagen entsprechend länger erhalten. Eine Excel-Übergabe führt nicht zur Löschung.

Die Achtjahresregel gilt nicht pauschal für alle Planversionen, Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder zusätzlichen Gesundheitsangaben in Bemerkungen.

Als Aufbewahrungsregel ist festgelegt: Urlaubsanträge und Entscheidungen werden aufbewahrt, solange sie zur Verwaltung und zum Nachweis bestehender Urlaubsansprüche oder zur Klärung damit verbundener Ansprüche erforderlich sind. Krankmeldungszeiträume und erforderliche Nachweise werden für Entgeltfortzahlung, Abrechnung und einschlägige Nachweispflichten aufbewahrt. Zusätzliche Gesundheitsangaben in Bemerkungen werden gelöscht, sobald sie für den zulässigen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine einschlägigen Gründe für weitere Aufbewahrung bestehen. Soweit Angaben Bestandteil aufbewahrungspflichtiger Abrechnungsbelege sind, gelten dafür deren Fristen.

Weitere Schicht-, Zuordnungs-, Auftrags- und Anhangdaten werden nach der festgelegten Aufbewahrungsregel so lange aufbewahrt, wie sie für die Einsatzdurchführung, Abrechnung oder erforderliche Nachweise benötigt werden. Daten, die zur Nachvollziehbarkeit aufbewahrungspflichtiger Stunden-Abrechnungsnachweise erforderlich sind, bleiben mit diesen erhalten. Für darüber hinausgehende Inhalte entfällt die Aufbewahrung, sobald ihr Zweck entfällt und keine gesetzlichen Pflichten oder erforderliche Klärung von Ansprüchen entgegenstehen.

Compass hat eine jährliche Prüfung fälliger Unterlagen vorgesehen. Vor Löschungen werden bestehende Aufbewahrungspflichten und die weitere Erforderlichkeit geklärt. Eine automatische Löschung fachlicher Daten besteht derzeit nicht. Individuelle Datenschutzanfragen werden unabhängig von dieser jährlichen Prüfung bearbeitet.

Die technische Bereinigung ist für Sitzungsdatensätze sieben Tage nach Ablauf und für Anmeldeversuche nach 90 Tagen eingerichtet. Sie läuft beim Dienststart und anschließend täglich; entfernt wird beim nächsten erfolgreichen Lauf. Anwendungs- und Datenbankprotokolle werden größenabhängig rotiert, jeweils bis zu drei Dateien mit zehn MB, ohne feste zeitliche Höchstfrist. Systemprotokolle unterliegen einer konfigurierten Grenze von 90 Tagen und zwei GB.

Sicherungen erfolgen täglich. Lokal werden die letzten 30 Sicherungsstände aufbewahrt. Extern gilt eine Staffelung mit sieben Tages-, vier Wochen- und sechs Monatsständen. Externe Stände können ältere lokale Sicherungen enthalten. Gelöschte Daten können darin verbleiben, bis die betreffenden Stände ausgesondert und nicht mehr benötigte Sicherungsdaten aufgeräumt wurden. Die Dauer hängt von den vorhandenen Sicherungsständen und erfolgreichen Bereinigungsläufen ab; eine feste zeitliche Höchstgrenze ist derzeit nicht eingerichtet. Für Wiederherstellungen ist festgelegt: Bereits gelöschte Daten sind im zurückgespielten Stand erneut zu entfernen, bevor dieser wieder betrieblich genutzt wird.

Abmeldung, Zugangssperrung und Löschung sind unterschiedliche Vorgänge. Die Deinstallation der App löscht keine betrieblichen Unterlagen auf dem Server.

Deine Rechte

Du kannst unter den gesetzlichen Voraussetzungen Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung verlangen. Soweit anwendbar bestehen Rechte auf Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine gegebenenfalls gesondert erteilte Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen richte bitte an info@compass.bayern. Fragen zur Bedienung beantwortet die Hilfeseite.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für private Unternehmen mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig: lda.bayern.de.

Stand: 21.09.2026